Avete prenotato una struttura nella migliore location eventi a Milano, e ritenete di avere tutte le carte in regola per poter arrivare alla definizione di un appuntamento di successo?
Probabilmente ci riuscirete ma… è pur sempre opportuno evitare di dare troppo per scontato alcuni aspetti che, di seguito, abbiamo il piacere di riepilogare. Leggeteli con attenzione e verificate se li avete effettivamente seguiti: potrebbero essere il confine che separa un evento fallimentare da un evento brillante!
Controllare il materiale dell’evento
Assicuratevi di avere tutto il necessario per l’incontro. Se avete bisogno di dossier e materiali di consultazione, assicuratevi sempre di averli con voi, o di poterli recuperare nel momento utile. Se avete bisogno che gli ospiti della riunione o dell’evento leggano qualcosa prima della riunione, distribuitelo in anticipo via e-mail con tutto il tempo necessario. Cercate anche di farne trovare delle copie in sede.
Create inoltre in anticipo il materiale di presentazione di cui potreste aver bisogno. Questo potrebbe includere una presentazione in PowerPoint, della grafica per i vostri dati o qualsiasi altra documentazione di cui avrete bisogno. Avere questi elementi pronti molto prima della riunione nella location a Milano, assicurerà un inizio senza stress dell’appuntamento, e aiuterà la riunione a svolgersi più agevolmente.
Chiarire con gli ospiti ciò che devono aspettarsi
Ricordate che uno dei momenti fondamentali dell’organizzazione dell’incontro è quello dell’invio dell’invito. Potete inviare un’email o altro strumento di comunicazione ritenuto idoneo.
Naturalmente, quando scrivete l’invito, assicuratevi di includere l’ora, la data e altri dettagli rilevanti per la riunione. Se state organizzando anche una videoconferenza per gli ospiti che non potranno essere presenti alla location eventi a Milano, assicuratevi di includere i codici e i numeri di accesso di cui i vostri ospiti avranno bisogno. Se si tenete una riunione di persona, includete in maniera chiara il luogo della riunione e le indicazioni per raggiungerla, se necessario. Se state organizzando una conferenza web, assicurati di includere il link alla piattaforma di conferenza.
È anche importante includere tutto il materiale di cui i vostri ospiti avranno bisogno per la riunione e le informazioni riguardanti la preparazione che dovranno realizzare in anticipo. Se hanno bisogno di leggere qualcosa, chiaritelo in modo esplicito nell’invito e chiedete loro di farlo specificamente, precisando anche di quanto tempo avranno bisogno per poter esaudire tale compito. Assicuratevi di far loro conoscere l’obiettivo dell’incontro e quali sono i risultati attesi. I vostri ospiti dovranno sapere con esattezza cosa ci si aspetta da loro prima, durante e dopo la riunione.
Rimanere focalizzati su argomenti e tempistiche
Una volta arrivati al momento della riunione, siate sempre attinenti all’ordine del giorno e rispettate le tempistiche che avevate pianificato. In questo modo la riunione sarà più produttiva, e gli ospiti sapranno esattamente che cosa li attende.
Ottenere dei feedback
La maggior parte delle riunioni si basa sul contributo dei partecipanti. Per sfruttare al meglio la vostra riunione è importante ottenere il contributo dei vostri ospiti. La modalità per ottenere feedback dipenderà dalla natura dell’incontro, e potrà anche avvenire ex post, con una e-mail successiva.
